Die versteckten Kosten von Meetings

Montagmorgen, zehn Uhr. Acht Leute sitzen in einem Meeting zur Planung. Nach einer Stunde gehen alle mit einem guten Gefühl hinaus. Am Donnerstag stellt sich heraus, dass niemand genau weiß, was beschlossen wurde. Also gibt es ein neues Meeting.

Das Problem

Wir sitzen in mehr Meetings als je zuvor. Führungskräfte in größeren Unternehmen verbringen 40 Prozent oder mehr ihrer Zeit in Meetings, wie Kalenderdaten von mehr als 30.000 Organisationen zeigen (Fellow, 2024). Seit der Arbeit im Homeoffice ist das nur mehr geworden. Microsoft verzeichnete seit Februar 2020 einen Anstieg der Teams-Meetings pro Person um 192 Prozent.

Doch mehr Meetings bedeuten nicht mehr Ergebnisse. Atlassian befragte 2024 5.000 Wissensarbeiter auf vier Kontinenten. Ihr Urteil: Meetings sind in 72 Prozent der Fälle ineffektiv. 78 Prozent sagen sogar, dass von ihnen die Teilnahme an so vielen Meetings erwartet wird, dass sie ihre eigentliche Arbeit kaum noch schaffen.

Das kostet Geld. In einer Studie des Meetingforschers Steven Rogelberg, finanziert von Otter.ai, galt etwa ein Drittel der Meetings als unnötig. Was das für Ihr Team bedeutet, hängt von Ihren eigenen Stundenkosten ab und davon, wie viele Stunden Ihr Team in Meetings verbringt. Die Rechenhilfe auf unserer Startseite rechnet es für Sie aus.

Die Ursache

Meetings scheitern selten, weil Menschen nicht wollen. Sie scheitern aus drei Gründen.

• Es gibt kein klares Ziel. Jeder kommt mit einer eigenen Vorstellung davon, worum es geht.
• Es wird geredet, aber nicht entschieden. Das Gespräch dreht sich im Kreis oder versandet im Klagen. Eine deutsche Studie mit 92 gefilmten Teammeetings zeigte, dass gerade Klagen und Kritik das Ergebnis stark negativ beeinflussen.
• Niemand hält fest, was vereinbart wurde. 55 Prozent der Beschäftigten finden die nächsten Schritte nach einem Meeting unklar, so eine Studie von Microsoft unter 31.000 Menschen.

Der letzte Punkt ist der teuerste. Ein Meeting ohne festgehaltene Vereinbarungen führt fast immer zu einem zweiten Meeting, nur um herauszufinden, was im ersten gesagt wurde.

71 Prozent der Beschäftigten würden ein unnötiges Meeting auslassen, wenn rechtzeitig gute Notizen geteilt würden.

Otter.ai und Steven Rogelberg, 2022

Die Lösung

Die gute Nachricht: Die Lösung ist nicht kompliziert. Sie verlangt vor allem Disziplin.

• Geben Sie jedem Meeting vorab ein Ziel: Warum sprechen wir, wie gehen wir vor und was soll herauskommen?
• Laden Sie nur ein, wer gebraucht wird. Wer nur wissen will, was beschlossen wurde, bekommt eine Zusammenfassung.
• Steuern Sie im Meeting auf Entscheidungen und Aufgaben hin, nicht auf das Abhaken der Tagesordnung.
• Halten Sie Vereinbarungen sofort fest, mit wer was tut, und teilen Sie sie innerhalb einer Stunde.
• Planen Sie den nächsten Schritt, bevor alle gehen.

Dass es funktioniert, hat Shopify gezeigt. Das Unternehmen strich Anfang 2023 auf einen Schlag alle wiederkehrenden Meetings mit drei oder mehr Teilnehmenden aus den Kalendern. Nach eigenen Angaben fielen damit 322.000 Stunden an Meetings weg.

Stiqqs hilft bei jedem dieser Schritte. Zu Beginn fragt Stiqqs nach dem Ziel des Meetings. Während des Gesprächs sehen Sie, wo Sie stehen und welche Frage Sie weiterbringt. Und direkt danach liegen die Zusammenfassung, die Vereinbarungen, eine Follow-up-Mail und ein Vorschlag für den Folgetermin bereit. So endet ein Meeting mit Entscheidungen, nicht mit einem neuen Meeting.

Quellen

1. Fellow (2024). State of Meetings 2024. Agendadata van ruim 30.000 organisaties.
2. Atlassian (2024). Workplace Woes: Meetings. Onderzoek onder 5.000 kenniswerkers.
3. Microsoft (2023). Work Trend Index: Will AI Fix Work?
4. Otter.ai & Rogelberg, S. G. (2022). The Cost of Unnecessary Meeting Attendance.
5. NPR (15 februari 2023). Shopify deleted 322,000 hours of meetings.
6. Kauffeld, S., & Lehmann-Willenbrock, N. (2012). Meetings matter. Small Group Research, 43(2), 130-158.