De verborgen kosten van meetings
We vergaderen meer dan ooit, maar weinig meetings leveren iets op. Waar het misgaat en wat je eraan doet.
Maandagochtend, tien uur. Acht mensen in een meeting over de planning. Na een uur gaat iedereen met een goed gevoel de deur uit. Donderdag blijkt dat niemand precies weet wat er is besloten. Dus komt er een nieuwe meeting.
Het probleem
We vergaderen meer dan ooit. Senior leiders in grotere bedrijven zitten 40 procent of meer van hun tijd in meetings, blijkt uit agendadata van ruim 30.000 organisaties (Fellow, 2024). Sinds het online werken is dat alleen maar toegenomen. Microsoft zag het aantal Teams-meetings per persoon sinds februari 2020 met 192 procent stijgen.
Maar meer meetings betekent niet meer resultaat. Atlassian ondervroeg in 2024 5.000 kenniswerkers op vier continenten. Hun oordeel: meetings zijn 72 procent van de tijd ineffectief. 78 procent zegt zelfs dat ze in zoveel meetings moeten zitten dat ze hun werk nauwelijks af krijgen.
Dat kost geld. In een onderzoek van meetingwetenschapper Steven Rogelberg, betaald door Otter.ai, werd ongeveer een derde van de meetings als onnodig gezien. Wat dat voor jouw team betekent, reken je uit met je eigen uurkosten en het aantal uren dat je team vergadert. De rekenhulp op onze homepage doet dat voor je.
De oorzaak
Meetings mislukken zelden omdat mensen niet willen. Ze mislukken om drie redenen.
- Er is geen helder doel. Iedereen komt binnen met een eigen idee van waar het over gaat.
- Er wordt gepraat, maar niet besloten. Het gesprek draait rondjes of verzandt in klagen. Duits onderzoek naar 92 gefilmde teammeetings liet zien dat juist klagen en kritiek een sterk negatief effect hebben op het resultaat.
- Niemand legt vast wat er is afgesproken. 55 procent van de werknemers vindt de vervolgstappen na een meeting onduidelijk, blijkt uit onderzoek van Microsoft onder 31.000 mensen.
Dat laatste is de duurste. Een meeting zonder vastgelegde afspraken leidt bijna altijd tot een tweede meeting, alleen om uit te zoeken wat er in de eerste is gezegd.
71 procent van de werknemers zou een onnodige meeting overslaan als er op tijd goede aantekeningen werden gedeeld.
Otter.ai en Steven Rogelberg, 2022
De oplossing
Het goede nieuws: de oplossing is niet ingewikkeld. Het vraagt vooral discipline.
- Geef elke meeting vooraf een doel: waarom praten we, hoe pakken we het aan en wat moet het opleveren?
- Nodig alleen wie nodig is. Wie alleen wil weten wat er besloten is, krijgt een samenvatting.
- Stuur tijdens de meeting op besluiten en acties, niet op het afwerken van de agenda.
- Leg afspraken direct vast, met wie wat doet, en deel ze binnen het uur.
- Plan de vervolgstap voordat iedereen weggaat.
Dat het werkt, liet Shopify zien. Het bedrijf haalde begin 2023 in één keer alle terugkerende meetings met drie of meer deelnemers uit de agenda's. Volgens het bedrijf verdween daarmee 322.000 uur aan meetings.
Stiqqs helpt bij elk van die stappen. Aan het begin vraagt Stiqqs het doel van de meeting. Tijdens het gesprek zie je waar je staat en welke vraag je verder helpt. En direct na afloop staan de samenvatting, de afspraken, een opvolgmail en een voorstel voor de vervolgafspraak klaar. Zo eindigt een meeting met besluiten, niet met een nieuwe meeting.
Bronnen
- Fellow (2024). State of Meetings 2024. Agendadata van ruim 30.000 organisaties.
- Atlassian (2024). Workplace Woes: Meetings. Onderzoek onder 5.000 kenniswerkers.
- Microsoft (2023). Work Trend Index: Will AI Fix Work?
- Otter.ai & Rogelberg, S. G. (2022). The Cost of Unnecessary Meeting Attendance.
- NPR (15 februari 2023). Shopify deleted 322,000 hours of meetings.
- Kauffeld, S., & Lehmann-Willenbrock, N. (2012). Meetings matter. Small Group Research, 43(2), 130-158.