Na de meeting begint het vergeten
Een dag na de meeting weet niemand meer precies wat er is afgesproken. Waarom dat zo is en hoe je afspraken vasthoudt.
Vrijdag was de meeting. Iedereen knikte. Maandag stuurt de ene collega een offerte van tien licenties, de andere had twintig begrepen. De klant belt verbaasd op.
Het probleem
Afspraken uit meetings verdampen. Uit onderzoek van Microsoft onder 31.000 werknemers in 31 landen blijkt dat 55 procent de vervolgstappen na een meeting onduidelijk vindt. 56 procent vindt het lastig om samen te vatten wat een meeting eigenlijk heeft opgeleverd.
De gevolgen kent iedereen. Twee mensen onthouden een andere afspraak. Een toezegging aan een klant blijft liggen. En er komt een nieuwe meeting om uit te zoeken wat er in de vorige is besloten.
De oorzaak
Het is geen slordigheid, zo werkt ons geheugen. De Duitse psycholoog Hermann Ebbinghaus liet al in 1885 zien hoe snel we nieuwe informatie vergeten. Onderzoekers van de Universiteit van Amsterdam herhaalden zijn experiment in 2015 en vonden hetzelfde patroon: het meeste vergeten gebeurt in de eerste uren. Daarna gaat het langzamer.
Wat je niet binnen het uur vastlegt, is morgen een discussie.
de redactie
Daar komt bij dat iedereen na een meeting meteen doorgaat naar de volgende. Het uitwerken van de afspraken schuift door naar het einde van de dag, of naar morgen. Tegen die tijd is een groot deel al weg.
De oplossing
- Leg afspraken vast tijdens of direct na de meeting, zolang ze nog vers zijn.
- Schrijf bij elke afspraak wie wat doet en wanneer.
- Deel de afspraken meteen met alle deelnemers, zodat iedereen hetzelfde onthoudt.
Stiqqs schrijft tijdens het gesprek mee. Direct na afloop staan de samenvatting, de afspraken met wie wat doet, en een opvolgmail klaar. Je leest het na, past aan wat nodig is en verstuurt. Dat kost een paar minuten, geen halve dag.
Hetzelfde geldt voor trainingen
De vergeetcurve van Ebbinghaus geldt niet alleen voor afspraken. Na een training of workshop is zonder herhaling het grootste deel binnen een week weg. Korte herhalingen in de weken erna zorgen dat de kennis blijft hangen en in de praktijk wordt gebruikt. Daarvoor maakten we Stiqqo: leerretentie na trainingen met Stiqqo